Organizar um evento para quem organiza eventos

Organizar um evento para quem organiza eventos: o desafio mais exigente de todos

por Rui Ochôa, Diretor da Event Point

Este conteúdo está disponível em inglês.

Organizar um evento já não é, há muito, “só” juntar pessoas num espaço e esperar que as coisas aconteçam. É um trabalho de detalhe obsessivo, de curadoria permanente, de reinvenção constante. Agora imaginem fazer isso para um público que organiza eventos todos os dias! É esse o nosso desafio na Event Point, sempre que avançamos para uma nova edição do REINVENT the event.

Desde o primeiro REINVENT, em 2021, que sabíamos que teríamos que estar à altura da fasquia elevada da nossa audiência. A pandemia só veio agravar essa exigência: o tempo de cada participante passou a ser um bem ainda mais escasso e valioso. Hoje, para sair do escritório um dia inteiro — ou mais — é preciso ter a certeza de que vale MESMO a pena. E essa decisão, cada vez mais, é tomada em cima da hora – algo que dá algumas angústias aos organizadores, posso garantir -, e com base em critérios como: conteúdo de qualidade, contactos que fazem a diferença e experiências que não se podem replicar.

É com isto em mente que desenhámos cada edição do REINVENT the event, que este ano acontece a 27 de outubro no Centro de Congressos do Estoril.

Conteúdos que contam

O programa do REINVENT assenta em keynote speakers de referência, debates relevantes e, workshops para grupos mais pequenos, onde se podem aprofundar temas e trocar experiências reais. Porque todos sabemos: mais do que ouvir, o valor está muitas vezes em conversar e em partilhar.

Conseguir conteúdos à altura — que informem, inspirem, provoquem — é uma tarefa difícil. Envolve identificar tendências, antecipar perguntas, equilibrar o que é local com o que é global. Exige olhar para os desafios que enfrentamos como indústria e não ter medo de os trazer para o palco. Tudo isto numa indústria que é super ampla, podendo ir dos eventos corporativos aos congressos científicos, das ativações de marca aos eventos desportivos, dos eventos culturais às feiras.

Exposição com propósito

A zona de exposição do REINVENT é mais do que uma montra — é um espaço de descoberta, de teste, de troca. Queremos reforçar a presença de startups, com soluções que, mesmo não tendo nascido a pensar nesta indústria, podem melhorar radicalmente a forma como pensamos, produzimos e avaliamos eventos. A tecnologia tem um papel claro aqui — da gestão logística ao networking, da acreditação à medição de impactos.

Mas acreditamos também nos valores seguros, nas empresas que todos os dias fazem da indústria dos eventos em Portugal uma impressionante referência, mesmo internacionalmente. O equilíbrio entre novidade e solidez é essencial para garantir que quem visita a área de exposição encontra soluções concretas, com aplicação imediata.

Reconhecimento com rosto

A terminar o dia, os prémios The Eventeers celebram aquilo que por vezes fica invisível: o talento das muitas pessoas que trabalham em eventos – que por natureza são discretas e estão habituadas aos bastidores. Profissionais que lideram, que inovam, que resolvem, que criam. Em tempos de IA, automação e distanciamento digital, é essencial lembrar que esta (ainda) é uma indústria de pessoas — e que (ainda) são as pessoas que fazem a diferença. Estes ‘ainda’ são evidentemente uma provocação 🙂

O inesperado é o novo normal?

O mote deste ano do REINVENT — “Unlocking the unexpected” — reflete uma inquietação partilhada por todos os que trabalham em eventos: como surpreender, como ativar ligações verdadeiras, como garantir impacto? Sabemos que os eventos presenciais têm algo único: numa era digital, em que tudo pode ser manipulado, falsificado, adulterado, a experiência que temos num evento presencial, quando estamos frente a frente com outras pessoas, é aquilo mesmo e não dá para fingir. Mas claro que a tecnologia pode — e deve — potenciar essa experiência.

Apps de gestão de evento, funcionalidades de matchmaking entre participantes, plataformas de medição de impacto, ferramentas de tradução automática, inteligência artificial aplicada à curadoria de conteúdos ou à análise de interações… tudo isto são recursos que hoje fazem parte do dia a dia de quem organiza eventos.

Não se trata apenas de “ter tecnologia”, mas de a usar com propósito, com critério e com foco na experiência do participante. Se alguém sair de um evento exatamente igual ao que era quando entrou, falhamos seguramente em algum lado. E é para essa transformação, que se pode traduzir de muitas formas: conhecimento, inspiração, divertimento, empenho, orgulho, que trabalhamos afincadamente todos os dias. Mesmo nós, que somos ‘meros’ editores de uma publicação para quem trabalha em eventos.

REINVENT the event

27 de outubro

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